Isännöinnin ammattimaisuus
Isännöintiyrityksessä on monenlaisia työtehtäviä. Ohessa yleisimpiä tehtäväkokonaisuuksia kuvattuna moninaisista asiantuntija tehtävistämme.
Lisäksi myös tietoa, mihin ottaa yhteyttä ja kuka olisi oikea yhteyshenkilö missäkin asiassa.
Isännöitsijän työ on yksi tärkeimmistä tehtävistä Suomalaisten varallisuuden hoidossa ja hallinnoinnissa. Tämä ammattiryhmä hallinnoi meidän suurinta yksittäistä omaisuusmassaamme.
Asunto-osakeyhtiöitä on Suomessa hieman alle 90 000. Näistä noin 50 000 yhtiötä on isännöitsijöiden hoitamia. Taloyhtiöissä asuu yhteensä 2,7 miljoonaa suomalaista.
Isännöitsijällä tarkoitetaan nykyisin yleisesti isännöintiyhtiötä, joka hoitaa ja koordinoi taloyhtiön tehtäviä.
Isännöitsijän tehtävät
Isännöintitoimisto tiimeineen on osakkaiden, asukkaiden ja sidosryhmien tärkein kontakti. Hänen työnsä on toteuttaa yhtiökokouksen ja hallituksen hänelle antamat tehtävät. Päätehtävä on taloyhtiön arjen hoitaminen vastuullisesti, ts. Isännöitsijän on huolehdittava siitä, että talous on kunnossa, tekniikka toimii ja talo pysyy siistissä kunnossa.
Näiden laajojen toimien lisäksi isännöitsijä saa paljon yksittäisiä arjen tehtäviä aina mm. autopaikkojen järjestämisestä, järjestyssääntöjen laatimiseen ja erilaisten hankekokonaisuuksien vetämiseen.
Isännöitsijä on siis taloyhtiö arjesta vastaava ja arjen johtaja. Häneltä odotetaan osaamista talouden, tekniikan, hallinnon, psykologian ja kokoustekniikan saralla jne. Kukaan ei tietenkään voi olla mestari näissä kaikissa ja tämän vuoksi isännöitsijällä onkin oltava vahva taustatiimi ja hyvä kontaktiverkosto.
Monesti näkyvin osa osakkaille isännöitsijän työstä on hallituksen kokoukset ja yhtiökokoukset. Näissä yleisesti hallituksen puheenjohtaja johtaa puhetta ja isännöitsijä esittelee esityslistan sekä päätösehdotusten sisältöä, kuten esimerkiksi tilinpäätöksen.
Isännöitsijän tärkein yhteistyökumppani onkin yleensä hallituksen puheenjohtaja/ hallitus. Tämä kombinaatio tukee arjessa toisiaan ja yhdessä hallituksen kanssa isännöitsijä johtavat taloyhtiötä.
Isännöitsijän kompetenssista riippuen isännöitsijä voi olla hallinnollinen isännöitsijä, mikä tarkoittaa sitä, että hänellä ei ole erityisen syvää teknistä osaamista. Perusteet ovat toki hallussa, mutta esimerkiksi yhtiöremontteihin käytetään yleensä ulkopuolisia asiantuntijoita. Lisäksi isännöintitoimistossa on olemassa ihan oma osasto /ammattikunta, tekninen isännöitsijä. Teknisen isännöitsijän tehtävä on muun muassa valvoa, että osakkaan tekemässä remontissa noudatetaan säädöksiä (vesieristetarkastukset, asbestinäytteet ym.), ja että teknisiä hankekokonaisuuksia tehdään ja johdetaan oikein.
Kiinteistösihteerin tehtävät
Asiakaspalvelu rajapinnassa näkyvässä roolissa isännöintitoimistossa on kiinteistösihteeri. Hän pitää huolen taloyhtiön taustatöistä ja on korvaamaton kumppani isännöitsijälle.
Kiinteistösihteerin tärkeimpiä tehtäviä ovat mm :
- isännöitsijäntodistusten ja eri asiakirjojen laadinta
- osakkaiden yhteydenottoihin vastaaminen
- vastikkeiden laskutus ja seuranta
- autopaikkojen ja saunavuorojen varaukset
- erilaisten ilmoitusten vastaanotto
- asiakirjojen ja tiedotteiden laadinta
- kokouspaikkojen varaukset
- avainhallinta
- taloyhtiön osakasluettelon ylläpito
Kiinteistösihteeri ja asiakaspalveluyksikkö ovat oikea paikka ottaa yhteyttä, kun asiasi koskee mitä tahansa yllä mainittuja asioita. Hän on yleensä paremmin myös tavoitettavissa kuin isännöitsijä, jolla voi olla vuodenajasta riippuen erilaisia kokouksia tai kohdekatselmuksia. Jos siis haluat tilata isännöitsijäntodistuksen kannattaa ottaa yhteyttä isännöintitoimiston asiakaspalveluun tai lähettää pyyntö käyttämällä sähköistä tilauslomaketta.
Kirjanpidon ja reskontran tehtävät
Kirjanpitoyksikön henkilöt on vähemmän näkyvässä, mutta sitäkin tärkeämmässä roolissa asoy asioiden hoidossa. Ammattitaitoinen kirjanpitäjä ja reskontran hoito on ehdottoman tarpeellinen, sillä vakiintunut käytäntö on, että ammattitaitoinen isännöintitoimisto hoitaa taloyhtiön taloushallinnon kokonaisvaltaisesti.
Kirjanpitäjä on henkilö, jolta isännöitsijä tarvittaessa konsultoi kinkkisimmissä taloyhtiön taloushallinnon asioissa.
Kirjanpitoyksikkö myös tukena auttamassa isännöitsijää taloyhtiön budjetin suunnittelussa.
Vuoden vaihteen jälkeen isännöintitoimisto tekee valmiiksi taloyhtiön tilinpäätöksen. Tämän työn tekee pitkälti kirjanpitäjä. Isännöitsijä valmistelee ja esittelee tilinpäätöksen hallituksen tilinpäätöskokouksessa. Ja viimeiseksi sitten isännöitsijä esittelee yhtiökokoukselle hallituksen ja tilintarkastajan hyväksymän tilinpäätöksen.
Huoltoliikkeen tehtävät
Huoltoliikkeen tärkein tehtävä on hoitaa arjen huoltaa ja pitää taloyhtiö teknisesti hyvässä kunnossa yhdessä hallituksen ja isännöintitoimiston kanssa.
Huoltoliikkeen tehtäviä ovat muun muassa:
- lumen luonti ja hiekotus
- nurmikon leikkuu
- ilmanvaihtokoneiden suodattimien vaihto
- talotekniikan ylläpito
- mahdolliset pienet korjaukset
- ovien avaus asukkaille
- talokirjan ylläpito
- huoltokirjan ylläpito
Huoltoliike on oikea taho ottaa yhteyttä esimerkiksi silloin, kun asuntoon muutetaan. Heille siis tehdään muuttoilmoitus (huolehdittava myös ilmoitus Digi- ja väestötietovirastoon), jonka jälkeen he vaihtavat asunnon oveen oikean nimen. Tämä on tärkeää mm. siksikin, että mikäli asukas ei ole talon kirjoilla, ei huoltoliike avaa hänelle ovea avainten unohtuessa sisälle. Ammattitaitoinen huoltoliike pitää yhtiö talonkirjan jatkuvasti ajan tasalla ja toimittaa päivittyneet tiedot isännöintitoimistolle.
Lisäksi huoltoliike on oikea taho ilmoittaa esimerkiksi ilmoittaa ns. akuuteista tilanteista: vuotavista hanoista tai asunnon lämpötilaongelmista. Huoltoliike huolehtii isännöintitoimistolle ajantasaista tiedoista.
Tässä siis lyhyt tiivistelmä alamme monimuotoisesta tehtäväkentästämme ja kuinka jokapäiväinen taloyhtiö arki toimii parhaimmillaan.
Näin me vastuullisena toimijana huolehdimme taloyhtiö arjen toiminnasta.
Ota yhteyttä, niin keskustellaan, kuinka voisimme olla avuksi.
– Asiantuntemus vaatii ammattilaisen –
