Huoltoyhtiö voi lisätä viihtyvyyttä, ehkäistä ongelmia ja pidentää kiinteistön elinkaarta. Miten huolto- ja taloyhtiön yhteispeli toimii?
Huoltoyhtiö vastaa kiinteistön ylläpidosta ja huollosta, ja sen tehtäviin kuuluvat muun muassa:
- Talonkirjojen ylläpito
Tällä tavalla huoltoyhtiössä varmistetaan, että ovia avataan vain asunnoissa kirjoilla oleville henkilöille.
- Lämmitysjärjestelmä
Huolehtia taloyhtiön lämmitysjärjestelmän toimivuudesta ja lämpötilan säätelystä.
- Korjaus- ja kunnossapitotoimet
Suorittaa pieniä korjauksia ja säätöjä. Merkittävät korjaus- ja kunnossapitotoimet yhtiöissä tilataan erikseen.
- Siivouspalvelut
Pitää yhtiön yleiset tilat siistinä ja turvallisina. Siivouksesta voi vastata huoltoyhtiön asemesta myös siivoukseen erikoistunut yritys.
- Kevät-, kesä- ja syyskunnossapito
Hoitaa yhtiön yhteisiä piha-alueita (esimerkiksi ruohonleikkuu ja vesirännien puhdistus), huolehtia istutustöistä ja valmistella piha talvea varten.
- Talvikunnossapito
Huolehtia lumitöistä ja liukkaudentorjunnasta.
Huoltoyhtiön rooli yhdessä isännöintitoimiston kanssa on tärkeää asukkaiden viihtyvyyden ja kiinteistön kunnossapidon kannalta. Hyvä huoltoyhtiö varmistaa talotekniikan toimivuuden ja tukee myös hyvää asumisviihtyvyyttä.
Varsinkaan pienissä taloyhtiöissä ei kuitenkaan aina ole omaa huoltoyhtiötä. Taloyhtiö voi ulkoistaa huoltotehtävät ulkopuoliselle huoltoyhtiölle tai hoitaa ne itse, jos asukkailla on riittävästi intoa, osaamista ja mahdollisuuksia talkootyöhön. Joskus taloyhtiöllä voi olla oma huoltomies tai erikseen tilattava talonmiespalvelu, joka vastaa sen huoltotehtävistä. Taloyhtiön hallitus päättää, miten huolto järjestetään ja se voi vaihdella taloyhtiöittäin.
Huoltoyhtiön tehtäviä ohjaa taloyhtiön kunnossapidon vuosikello. Asunto-osakeyhtiön kannattaa myös aika ajoin päivittää kunnossapidon PTS (= pitkän tähtäimen suunnitelma) lakisääteisen jokavuotisen niin sanotun suppean kunnossapitotarveselvityksen lisäksi. Nämä auttavat taloyhtiön kunnossapidon systemaattisessa johtamisessa.
Aina ei mene putkeen – huoltotöiden haasteet
Huoltoyhtiöt kohtaavat monenlaisia haasteita, joihin vaikuttavat kiinteistön koko, ikä ja sijainti. Yleisimpiä haasteita ovat:
- Viestintäongelmat
Joskus puutteellinen viestintä asukkaiden ja huoltoyhtiön välillä voi johtaa väärinkäsityksiin ja viivästyksiin.
- Laitteiden ja järjestelmien ylläpito
Vanhentuneet tai huonosti huolletut laitteet ja -järjestelmät voivat aiheuttaa toistuvia vikoja ja korjaustarpeita.
- Lumityöt
Talvikuukausina lumityöt vaativat nopeaa reagointia ja niiden laiminlyönti voi aiheuttaa turvallisuusriskin.
- Porraskäytävien siisteys
Porraskäytävien ja muiden yleisten tilojen siisteyden ylläpitäminen on tärkeää asukkaiden viihtyvyyden kannalta. Siivouksen laiminlyönti voi aiheuttaa tyytymättömyyttä.
- Huoltokirjan tehtävät
Huoltokirjaan määritellyt tehtävät on hoidettava ennakoidusti, näiden laiminlyönnit voivat johtaa pidemmällä aikajaksolla tarkasteltuna isompiin ongelmiin ja jopa lisääntyviin kustannuksiin laiminlyönnin jatkuessa.
Näiden haasteiden hallinta vaatii huoltoyhtiöiltä jatkuvaa valppautta ja kykyä reagoida nopeasti monenlaisiin tilanteisiin. Yleisesti voidaan todeta, että kiinteistöhallinnassa selkeä kommunikaatio ja proaktiivinen toiminta ovat avainasemassa ongelmien ennaltaehkäisyssä ja ratkaisemisessa.
Millaisia yhteydenottoja asukkailta tulee?
Hyvä huoltoyhtiö tarjoaa huoltoasioiden hallinnalla mielenrauhaa hallitukselle ja vähentää hallituksen päivittäistä osallistumisen tarvetta yhtiön arjen hoidossa. Ammattitaitoinen huoltoyhtiö osaa reagoida fiksusti ja oikein myös asukkaiden havaintoihin ja huoliin. Huoltoyhtiö hoitaa ja tarkistaa muun muassa seuraavanlaisia heille ilmoitettuja vikailmoituksia:
- Huoneistojen lämmitys
Esimerkiksi lämmityksen puute tai epätasainen lämpötila. Tyypillinen huoltoyhtiön tekemä korjaus on lämmityspattereiden ilmaus tai vaikkapa termostaattiventtiilin ”herättely” kesän jäljiltä. - Pienet viat
Esimerkiksi vuotavat hanat, yleisten tilojen rikkoutuneet valaisimet tai perusjärjestelmiin kuuluvat sähkökalusteiden ongelmat. Yhtiön vastuulle kuuluvat korjaustyöt on määritelty vastuunjakotaulukossa. Vaikkapa wc:n käsienpesualtaan vuotava hana ja vesilukon puhdistus kuuluvat yhtiölle, kun taas osakas huolehtii omalla kustannuksellaan bideesuihkusta letkuineen.
- Yleisten tilojen siisteys
Jos rappukäytävät tai muut yhteiset tilat kaipaavat siivousta tai huoltoa.
- Lumityöt
Talvikuukausina lumitöiden nopea hoitaminen on tärkeää ja asukkaat voivat ilmoittaa esimerkiksi liukkaudesta tai lumikasoista.
- Kunnossapitotehtävät
Asukkaat saattavat ilmoittaa huoltokirjaan määritellyistä tehtävistä, jotka ovat jääneet tekemättä tai jotka on hoidettava ennakoidusti.
Nämä ovat vain joitakin esimerkkejä, ja ongelmat voivat vaihdella taloyhtiön ja asukkaiden tarpeiden mukaan.
Kuntoarviot kuntoon
Kiinteistön kunnossapidon tarkastusvälit ovat tärkeä osa isännöinnin ja huoltoyhtiön ennakoivaa toimintaa. Kunnossapidon suositeltavat tarkastusvälit voivat vaihdella riippuen rakennuksen osista ja niiden kunnossapitojaksoista. Yleisesti ottaen suositeltu päivitysväli kiinteistön kuntoarvioille on viisi vuotta. Taloyhtiön kunnossapidon johtamisessa kuntoarvion tehtävä on auttaa varmistamaan, että kiinteistö pysyy hyvässä kunnossa ja mahdolliset ongelmat havaitaan ajoissa.
On siis tärkeää, että taloyhtiössä kiinnitetään huomiota yhtiön elinkaaren hallintaan ja ennakoivaan kunnossapitoon. Ajantasainen kiinteistöstrategia, käyttö- ja huolto-ohjeet sekä kuntoarvio ovat tärkeitä työkaluja tässä prosessissa. Hallituksen tulisi esittää vuosittain yhtiökokouksessa seuraavien viiden vuoden kunnossapitotarpeesta kirjallinen selvitys, joka perustuu riittävään asiantuntemukseen.
Taloyhtiön hallitus voi päättää tarkastusväleistä ja kunnossapitotoimenpiteistä, ja ne voivat vaihdella taloyhtiöittäin. Onkin suositeltavaa teettää asiantuntijoiden laatima kuntoarvio säännöllisin väliajoin sekä teettää ylläpitäviä ja korjaavia toimia suunnitelman mukaisesti, jotta kiinteistön kunto pysyy hyvänä ja arvo säilyy.
Vastuunjakoa ja arvokasta osaamista
Huoltoyhtiön hankkiminen taloyhtiölle voi olla monesta syystä hyödyllistä. Huoltoyhtiö tarjoaa asiantuntemusta ja palveluita, jotka voivat olla arvokkaita taloyhtiön ylläpidossa ja hallinnassa. Tässä muutamia syitä:
- Ammattitaitoinen huolto
Huoltoyhtiöt tarjoavat ammattitaitoista huoltoa ja ylläpitoa, mikä voi säästää aikaa ja rahaa pitkällä tähtäimellä.
- Säännöllinen ylläpito
Huoltoyhtiö varmistaa yhdessä ammattimaisen isännöintitoimiston kanssa, että kiinteistön ylläpito tehdään säännöllisesti ja ennaltaehkäisevästi, mikä voi pidentää kiinteistön elinkaarta.
- Vastuun jakaminen
Huoltoyhtiö ottaa vastuulleen monia päivittäisiä huoltotehtäviä, mikä yleensä helpottaa taloyhtiön hallituksen työtaakkaa.
- Päivystyspalvelut
Monilla huoltoyhtiöillä on ympärivuorokautinen päivystyspalvelu, joka voi reagoida nopeasti hätätilanteissa.
- Arvon säilyminen
Systemaattisesti ja ennakoivasti hyvin hoidettu kiinteistö säilyttää arvonsa. Huoltoyhtiö voi usein auttaa tässä tehtävässä.
Huoltoyhtiön käyttö voi myös parantaa asukkaiden tyytyväisyyttä, sillä se voi nopeuttaa ongelmien ratkaisua ja ylläpitää kiinteistön viihtyisyyttä. Taloyhtiön hallituksen onkin tärkeää harkita huolellisesti huoltoyhtiön valitseminen ja valita vastuullisesti toimiva luotettava kumppani, joka vastaa taloyhtiön tarpeisiin.
Kj – tiimi
